Die Buchhaltung ist neben der Geschäftsführung und dem Sekretariat eine der wichtigen Abteilungen in jedem Unternehmen, gleich welcher Größe. Vom ersten Tag an wird dieser funktionierende Bereich benötigt, wobei in der Regel mit einer Firmenkasse und einem Firmenkonto begonnen wird.
Mittlerweile ist es Jahrzehnte her, dass die Buchhaltungsarbeiten handschriftlich in einem Journal erledigt wurden. Diejenigen, die sich noch daran erinnern, sind inzwischen Rentner und können sich umgekehrt kaum vorstellen, auf welche Weise, mit welcher Genauigkeit und Geschwindigkeit in einer heutigen Buchhaltung gearbeitet wird. Der Weg von der betriebsinternen Arbeitsweise herkömmlicher Art führte über eine teilweise extern zum Steuerberater ausgelagerte, bis hin zur Online-Buchhaltung. Ein Trend, der sich in der heutigen Zeit zunehmend verstärkt und viele Vorteile mit sich bringt.

Unabhängigkeit im Unternehmen – Anbindung an Rechenzentrum

Online-Buchhaltung heißt, dass während der Buchhaltungsarbeiten eine Verbindung zum zentralen Rechenzentrum besteht, und dass alle Buchungen und Datensätze unmittelbar dort gespeichert sowie verarbeitet werden. Es ist vergleichbar mit dem Onlinebanking bei Kreditinstituten. Der Zugriff auf diese Buchungsdaten kann ganz individuell geregelt werden. Es können mehrere Personen, aber auch mehrere Abteilungen oder auch Unternehmen sein. Eine Datensicherung erfolgt sowohl im Rechenzentrum als auch am Online-Arbeitsplatz in dem Unternehmen.

Buchhaltung – Steuerberater – Rechenzentrum

In den meisten Fällen werden die Steuererklärungen extern durch ein Steuerberatungsbüro aufgestellt und beim zuständigen Betriebsfinanzamt eingereicht. Das geschieht schon allein aus optischen Gründen, um durch die Einbeziehung des Steuerberaters zu dokumentieren, dass ein außenstehender, unabhängiger Fachmann dafür verantwortlich zeichnet – wenn auch mit der Einschränkung, dass er nur für das geradesteht, was ihm vorgelegt worden ist.
Der Steuerberater arbeitet mit einem der gängigen Buchungsprogramme, die auch den Betriebsfinanzämtern geläufig sind. Dafür ist er ein Vertragspartner von beispielsweise der DATEV. Sie ist eine Genossenschaft und IT-Dienstleister für Steuerberater sowie Wirtschaftsprüfer. Der Unternehmer seinerseits ist Mandant des Steuerberaters und erhält von ihm über ein Untermandat die Berechtigung für den direkten Onlinezugang zu dem Rechenzentrum, in diesem Falle zur DATEV.
In diesem Dreiecksverhältnis kann der Unternehmer jetzt alle Buchhaltungsvorgänge direkt online bearbeiten, und zwar innerhalb des vorgegebenen Konten- und Geschäftsrahmens. Der Steuerberater hat seinerseits jederzeit Zugriff auf die beim Rechenzentrum gespeicherten Daten. Er kann ebenfalls darin und damit arbeiten, um zum Beispiel die monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuererklärungen aufzubereiten und abzugeben.

Online-Buchhaltung – Erleichterung im Alltag für alle Beteiligten

Der Unternehmer spart durch diese Form der Online-Buchhaltung sowohl Kosten als auch Zeitaufwand. Alle Einnahme- und Ausgabebelege werden direkt im Unternehmen bearbeitet und gebucht. Diese Tätigkeit würde anderenfalls auch vom Steuerberater erledigt. Und das bedeutet Belege für ihn aufzubereiten, hinzubringen, abzuholen und darauf zu warten, dass die Bearbeitung im Rahmen der dortigen Terminierung erfolgt. Erfahrungsgemäß vergehen auf diese Weise bis zu zwei Wochen, und das allmonatlich. Bei der Online-Buchhaltung gibt es überhaupt keinen Zeitverlust, und externe Buchungskosten fallen auch nicht an.
Der Steuerberater seinerseits kann sich bei dieser Form der Online-Buchhaltung auf sein originäres Arbeitsgebiet konzentrieren, nämlich auf die Vorbereitung der Steuererklärung, und zwar sowohl nach Handelsrecht als auch nach Steuerrecht.